Nel mondo di oggi, dove la digitalizzazione sembra prendere il sopravvento, potrebbe sorgere il dubbio: perché conservare tanta carta, come nel caso delle bollette di servizi essenziali come luce, gas, acqua e telefono? La risposta è semplice, ma fondamentale: serve a proteggere se stessi da richieste di pagamento duplicato. Questa esigenza nasce dalla possibilità che, senza una prova di pagamento, un fornitore possa richiedere nuovamente il saldo di una fattura già pagata. La conoscenza dei termini di prescrizione dei debiti e dei tempi di conservazione dei documenti è quindi essenziale per tutelare i propri diritti come consumatori. Andiamo quindi a scoprire per quanto tempo bisogna conservare le bollette domestiche.
Il Codice Civile stabilisce chiaramente i termini entro i quali un fornitore può richiedere il pagamento di bollette non saldate. Questo termine di prescrizione varia a seconda del tipo di bolletta. Superato questo periodo, il fornitore non ha più il diritto legale di richiedere il pagamento. Ecco perché è vitale conservare le proprie bollette: per evitare di trovarsi in situazioni spiacevoli e poter dimostrare il pagamento effettuato.
La prescrizione delle bollette è quindi un meccanismo che impedisce ai fornitori di energia di richiedere pagamenti per fatture superate un certo periodo di tempo. Importante è sapere che la prescrizione si attiva solo se non sono stati inviati solleciti di mancato pagamento. Qualora il fornitore invii un sollecito, la prescrizione decade, e il cliente è tenuto a saldare l'importo dovuto, a prescindere dal tempo trascorso. In caso di contestazioni, le prove di invio del sollecito da parte del fornitore sono decisive.
Conservare le bollette luce e gas, insieme alle relative ricevute di pagamento, è essenziale per dimostrare il saldo degli importi dovuti. Questo evita il rischio di dover pagare due volte la stessa fattura. Per chi ha attivato la domiciliazione bancaria, la prova del pagamento è sempre disponibile presso l'istituto bancario, riducendo ulteriormente i rischi.
Andiamo ora a vedere per quanto si conservano le bollette delle utenze domestiche:
Conservare tutte le bollette per 5 anni a partire dalla data di emissione.
Conservare per un periodo che varia dai 5 ai 10 anni a seconda della natura del documento.
Un aspetto importante da considerare è la presenza della cosiddetta "quietanza tombale" nelle bollette. Questa dichiarazione, che afferma la regolarità dei pagamenti precedenti, viene considerata dalla Corte di Cassazione come una liberatoria totale, il che significa che una volta rilasciata, il fornitore non può più richiedere pagamenti per i periodi precedenti.
Se si ricevono le bollette cartacee tramite posta, l'ideale è archiviarle in un raccoglitore, allegando la prova di pagamento. Con il decorrere del tempo, si possono eliminare le bollette più vecchie per ottimizzare lo spazio.
Nel caso di bollette digitali, il processo è più semplice. Si possono scaricare e salvare le bollette in una cartella sul computer, e periodicamente fare una copia su un disco rigido esterno o una chiavetta USB per prevenire perdite di dati.
Quando si effettua il pagamento tramite RID, domiciliazione bancaria o altri strumenti tracciabili, la conservazione dei documenti diventa meno critica, ma può comunque servire per chiarire a quale debito specifico si riferisce il pagamento. Ad esempio, nel caso di più interventi di un tecnico in differenti proprietà, avere la ricevuta di pagamento può aiutare a identificare quale servizio è stato saldato.
Se si perdono i documenti e le relative prove di pagamento, è possibile chiedere al creditore le carte in suo possesso. La Cassazione stabilisce che il giudice deve valutare le prove esterne dei pagamenti, come prelievi dal conto corrispondenti all'importo della fattura.
Per chi predilige la digitalizzazione, scansionare o fotografare i documenti può sembrare una soluzione comoda. Tuttavia, tali copie hanno lo stesso valore di una fotocopia e non garantiscono una prova certa a meno che il creditore non contesti la copia in un eventuale processo.
Ecco alcuni consigli per una gestione ottimale delle bollette:
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Niccolò Cusano di Roma
Quotidiano telematico. Registrato al n.12/2015 del 21 gennaio 2015 Tribunale di Roma. Direttore Emanuela Valente.
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