Convocazione assemblea condominiale: come funziona e termini di legge

L'assemblea condominiale rappresenta il cuore pulsante della vita di un condominio, essendo il momento in cui i condomini si riuniscono per discutere e decidere su questioni relative alla gestione e manutenzione delle parti comuni. La convocazione dell’assemblea condominiale, sia quella ordinarie annuale sia quella straordinaria, segue norme precise stabilite dal codice civile, la cui inosservanza può portare all'annullamento delle decisioni prese, con conseguenze legali e finanziarie non indifferenti per la comunità condominiale.

Convocazione assemblea condominiale: il ruolo dell’amministratore di condominio

L'amministratore di condominio detiene il compito primario di convocare l'assemblea, un'azione che va effettuata almeno una volta all'anno per l'approvazione del bilancio consuntivo e del piano di riparto delle spese. Questo ruolo non si limita alla mera organizzazione logistica, ma comporta la responsabilità di garantire che ogni convocazione sia eseguita nel pieno rispetto delle normative vigenti, per assicurare la validità legale delle riunioni e delle decisioni che in esse vengono prese.

Convocazione assemblea condominiale: termini di legge

Dopo la riforma del condominio, le modalità di convocazione dell'assemblea sono diventate più stringenti, prevedendo l'obbligo per l'amministratore di inviare l'avviso di convocazione almeno 5 giorni prima della data dell'assemblea. Le forme accettate per questa comunicazione sono:

• Posta raccomandata con ricevuta di ritorno (A/R);
• Posta elettronica certificata (PEC);
• Fax (con conferma di ricezione);
• Consegna diretta a mano (con sottoscrizione del ricevente).

Questi metodi assicurano una tracciabilità dell'avviso e una prova certa del suo ricevimento da parte di ogni condomino, elemento fondamentale per la validità della convocazione.

Innovazioni digitali e assemblee in streaming

L'avvento delle tecnologie digitali ha introdotto la possibilità di tenere assemblee condominiali in streaming, una modalità che, soprattutto in seguito alle restrizioni per la pandemia COVID-19, ha guadagnato popolarità. Tuttavia, anche in questi casi, l'avviso di convocazione deve seguire le modalità tradizionali, specificando chiaramente la piattaforma elettronica utilizzata per la riunione, il link per l'accesso, nonché data e ora dell'evento.

Diritti dei condomini e autoconvocazione

Ogni condomino ha il diritto di essere informato correttamente e tempestivamente riguardo la convocazione delle assemblee. Inoltre, in caso di inerzia da parte dell'amministratore, due condomini rappresentanti almeno un sesto del valore dell'edificio possono richiedere l'indizione di un'assemblea. Se l'amministratore non provvede entro 10 giorni, questi condomini possono procedere all'autoconvocazione, seguendo le stesse regole formali previste per la convocazione ordinaria.

Modalità di convocazione assemblea condominiale non conformi: conseguenze

La mancata osservanza delle modalità di convocazione prescritte può avere serie conseguenze, tra cui l'annullabilità delle decisioni prese in assemblea. Questo può avvenire attraverso un giudizio in tribunale, a seguito di un tentativo obbligatorio di mediazione, entro 30 giorni dall'assemblea. È quindi fondamentale che l'amministratore di condominio assicuri la corretta procedura in ogni fase della convocazione per tutelare la validità legale delle decisioni condominiali.

Avviso di convocazione dell’assemblea condominiale: cosa deve contenere obbligatoriamente

Ogni avviso di convocazione deve includere dettagli fondamentali per assicurare ai condomini tutte le informazioni necessarie a partecipare attivamente alle decisioni:

• Oggetto dell'assemblea: deve essere dettagliato l'ordine del giorno con tutte le questioni che verranno discusse e votate.
• Data, ora e luogo: indicare precisamente quando e dove si terrà l'assemblea, scegliendo luoghi accessibili a tutti i condomini.
• Modalità di partecipazione: specificare se l'assemblea avverrà in presenza fisica o tramite videoconferenza, una modalità sempre più diffusa.

I condomini hanno diritto, entro limiti temporali specifici, a richiedere l’integrazione dell’ordine del giorno, garantendo così la possibilità di discutere temi di rilevante interesse.

La raccomandata A/R e l’avviso via e-mail

L'utilizzo della raccomandata A/R è una pratica consolidata per la convocazione delle assemblee, nonostante le problematiche legate all'assenza dei destinatari al momento della consegna. Recentemente, è stato chiarito che per dimostrare la tempestività della convocazione è sufficiente la data di giacenza dell'avviso, pur con la possibilità per il condomino di dimostrare la propria impossibilità a ricevere la notifica senza propria colpa.

Il dibattito giurisprudenziale ha aperto alla possibilità di inviare convocazioni tramite email ordinaria, a patto che vi sia la conferma di ricezione da parte del destinatario. Questa pratica, sebbene non esclusa dalle norme, richiede un'attenzione particolare nella prova dell'invio e del ricevimento, evidenziando l'importanza di un accordo preventivo sui mezzi di comunicazione tra l'amministratore e i condomini.

Nonostante le disposizioni tradizionali favoriscano l'uso della PEC, fax o consegna diretta per le convocazioni, la giurisprudenza riconosce quindi la validità dell'email ordinaria sotto specifiche condizioni.