Verbale dell’assemblea di condominio: quando va redatto e inviato ai condomini

Il verbale dell’assemblea di condominio è un documento che viene redatto e inviato ai condomini, sia presenti che assenti. Solitamente, il verbale viene redatto subito e trasmesso ai condomini nei giorni immediatamente successivi allo svolgimento dell’assemblea.

Il compito è dell’amministratore, il quale deve farlo avere ai condomini con le stesse modalità utilizzate per la convocazione, sia nel caso di riunione in presenza che in videoconferenza.

Quando deve essere trasmesso il verbale ai condomini? Sono previsti termini di rispettare? Cosa succede se l’amministratore non invia il verbale?

Facciamo subito chiarezza.

Cos’è il verbale dell’assemblea di condominio

Il verbale dell’assemblea di condominio è un documento che costituisce la rappresentazione scritta di quanto accaduto e deliberato durante la riunione.

La normativa vigente non indica specifiche formalità per la stesura del verbale, ma il documento deve necessariamente contenere le seguenti informazioni:

• Identificazione dei partecipanti della riunione;
• Individuazione delle decisioni prese e chi le ha autorizzate.

Quindi, il verbale dovrebbe contenere i seguenti dati:

• Tipologia di assemblea (ordinaria o straordinaria) e convocazione (prima o seconda);
• Data, ora, luogo e ordine del giorno dell'assemblea;
• Dettagli sulla costituzione, nomina del presidente e del segretario;
• Verifica di avvisi e deleghe;
• Presenze e calcolo dei valori millesimali;
• Indicazione dei condomini assenti;
• Relazione dettagliata su discussione, interventi, voti e risultati per ciascun punto all'ordine del giorno, distinguendo favorevoli, contrari e astenuti;
• Dichiarazione di scioglimento dell'assemblea di condominio;
• Firme dell’amministratore, del presidente o del segretario alla fine del documento.

Quando va inviato il verbale ai condomini

L’amministratore di condominio non deve sottostare a tempistiche specifiche stabilite dalla normativa per inviare il verbale ai condomini.

Tuttavia, è sempre bene che lo invii il prima possibile, preferibilmente nei giorni immediatamente successivi allo svolgimento dell’assemblea di condominio.

Perché l’invio del verbale è importante? Da una parte, il verbale consente ai condomini di essere informati sulle delibere assunte. Dall’altra parte, facilita la possibilità di impugnare le decisioni assunte entro 30 giorni.

Per chiarire meglio la questione su quanto tempo deve passare dall’assemblea all’invio del verbale, in realtà non c’è un termine preciso, ma è a discrezione dell’amministratore.

L’assemblea di condominio può imporre un termine

L’assemblea di condominio ha numerosi poteri decisionali, tra cui anche quello di far rispettare all’amministratore un termine per inviare il verbale, sia ai presenti che agli assenti.

È possibile prevedere una scadenza nell’ambito della stessa delibera, in modo tale da imporre all’amministratore di rispettarla.

La mancata esecuzione di una delibera da parte dell’amministratore, ricordiamo, costituisce una grave irregolarità. Si tratta di un fatto grave a tal punto che i condomini possono chiedere la convocazione dell’assemblea per revocare il mandato all’amministratore.

Quali sono le conseguenze del mancato invio del verbale

L’invio del verbale ai condomini è un adempimento da non sottovalutare. In mancanza, possono insorgere problemi non trascurabili.

Il mancato o il ritardato invio del verbale, tra le tante, potrebbe impedire a un condomino di impugnare una delibera con la quale non è d’accordo per decorrenza dei termini.

A tal proposito, ricordiamo che i 30 giorni decorrono:

• Da quando si è tenuta l’assemblea, per i condomini presenti;
• Da quando è stato ricevuto il verbale, per i condomini assenti.

Il problema si presenta quando l’amministratore non invia il verbale oppure lo invia troppo tardi, per esempio, nel momento in cui è stato già attuato ciò che era stato deliberato dall’assemblea.

Anche se non c’è un termine per legge, inviare il verbale dopo mesi o, nei casi più estremi anni, l’amministratore potrebbe comunque compromettere la possibilità di agire in tempo contro una delibera.