Fattura elettronica: guida alle scadenze e alle conseguenze del ritardo

L’obbligo di fattura elettronica è già entrato in vigore da qualche anno. Più precisamente, dal 1° luglio 2019 il Decreto legge n. 119/28 ha apportato modifiche all’articolo 21 del DPR n. 633/72, introducendo la fattura elettronica.

Gli anni sono passati, ma ancora si verificano ritardi di emissione, senza sapere che si va incontro a determinate sanzioni.

Le tempistiche di emissione cambiano in base a che si tratti di fattura ordinaria o differita. Prima di parlare di scadenze, quindi, occorre fare una distinzione tra le due, spiegando quando si usano per poi passare all’emissione.

Vediamo allora come evitare possibili errori e come non rischiare sanzioni in caso di fattura non emessa entro i termini.

Cosa si intende per data di emissione della fatturazione elettronica

La fattura elettronica, già in vigore da qualche anno, è un documento informatico che ha sostituito la fattura cartacea. La sua introduzione è stata piuttosto graduale, a partire dal 1° luglio 2019, fino a coinvolgere anche tutti i forfettari, dal 1° gennaio 2024.

Una volta compilato il documento utilizzando uno dei diversi software preposti, viene trasmesso al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle entrate. Quindi, non viene consegnata direttamente al destinatario, ma trasmessa attraverso il sistema SdI che ne fa anche un controllo formale.

La data di emissione della fattura elettronica coincide con quella di trasmissione al sistema di interscambio: infatti, si considera emessa solo quando viene inviata al sistema, poiché viene attestata la data e l’orario di avvenuta trasmissione.

Quando deve essere emessa, inviata e trasmessa la fattura elettronica

Ogni volta che si sente parlare di fattura elettronica, saltano alla vista i termini emissione, invio e trasmissione. La stessa Agenzia delle entrate ha fornito tutti i chiarimenti necessari alle modalità di emissione delle fatture elettroniche, andando a completare le FAQ già pubblicate in precedenza e gli stessi numerosi documenti di prassi.

Che cosa significano? L’emissione della fattura elettronica rappresenta il momento in cui viene trasmessa al sistema SdI. Significa, sostanzialmente, che viene inviata al sistema, il quale ne attesta la data e l’orario di avvenuta trasmissione.

La data di emissione e di trasmissione può essere anche diversa da quella in cui è stata compiuta l’operazione. Di quale si tratta? Parliamo della data in cui si considera effettuata la vendita o la fornitura di un prodotto.

Quali sono i termini di emissione della fattura? Come abbiamo anticipato, ci sono due tipologie di documenti:

• La fattura ordinaria o immediata: trasmissione entro 12 giorni dal momento in cui è stata compiuta l’operazione;
• La fattura differita: trasmissione entro il 15 del mese successivo rispetto a quello in cui è stata conclusa l’operazione.

Nel caso della fattura immediata, l’emissione può avvenire anche contestualmente all’operazione.

Quali sono le sanzioni per fattura non emessa entro i termini

Chi non rispetta i termini di invio delle fatture rischia l’applicazione di sanzioni. Quali sono? Le sanzioni per la mancata emissione oppure per il ritardo sono state recentemente modificate con l’entrata in vigore del decreto legislativo n. 87/2024. Le modifiche sono sostanzialmente riferite all’articolo 6 del decreto legislativo n. 471/97.

A partire dal 1° settembre 2024, in caso di mancata emissioni della fattura entro le scadenze previste, si applica una sanzione amministrativa pari al 70% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente registrato nel corso dell’esercizio.

Quando, invece, la mancata emissione non deriva da una violazione degli obblighi dichiarativi, si applica una sanzione da 250 euro a 2000 euro.

È possibile ottenere una riduzione delle sanzioni solo optando per il ravvedimento operoso. Lo sconto sulle sanzioni, però, dipende molto dal momento in cui si decide di ricorrervi, ovvero da quando si dovrebbe adempiere all’effettivo momento in cui si versa quanto dovuto.

I termini della fattura elettronica riassunti in 3 punti

• Obbligo di fattura elettronica: dal 1° luglio 2019, la fattura elettronica è obbligatoria, sostituendo la fattura cartacea. La sua emissione avviene attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate e la data di emissione coincide con la trasmissione al SdI;
• Tempistiche di emissione: la fattura ordinaria deve essere inviata entro 12 giorni dall'operazione, mentre quella differita entro il 15 del mese successivo. È importante rispettare questi termini per evitare sanzioni;
• Sanzioni per ritardi: se le fatture non vengono emesse nei termini, le sanzioni sono aumentate dal 1° settembre 2024, prevedendo il 70% dell'imposta sull'imponibile non registrato. Per violazioni minori, le sanzioni vanno da 250 a 2000 euro, con possibilità di riduzione tramite ravvedimento operoso.