Quanto costa assumere un dipendente nel 2025: tutte le spese e come risparmiare

Ridurre il costo del lavoro è una delle strategie più discusse per favorire le assunzioni e combattere la disoccupazione, soprattutto per giovani e donne.

Ma cosa include davvero questo costo per un’azienda? Oltre allo stipendio netto, ci sono contributi previdenziali, premi assicurativi, oneri amministrativi e voci come tredicesima, TFR e ferie.

Il cosiddetto “cuneo fiscale”, ovvero la differenza tra quanto spende l’azienda e quanto riceve il lavoratore, è al centro del dibattito sulla competitività e l’occupazione.

In questo articolo, vedremo come si calcola il costo del lavoro e quali agevolazioni fiscali possono ridurlo.

Quanto costa un dipendente al datore di lavoro

Assumere un lavoratore dipendente comporta per l’azienda diversi tipi di costi, che vanno ben oltre lo stipendio mensile netto.

In generale, si possono distinguere tre macro voci di spesa:

• Retributive;
• Contributive/assicurative;
• Amministrative.

La prima voce di spesa si riferisce allo stipendio lordo, cioè la somma che il lavoratore guadagna prima delle trattenute, determinata dal contratto collettivo di riferimento e dal livello di inquadramento. A questa si aggiungono eventuali superminimi o indennità personali concordate. Nel calcolo rientrano anche le mensilità aggiuntive come la tredicesima (e la quattordicesima se prevista), le ferie pagate e il Trattamento di Fine Rapporto (TFR), cioè quanto il lavoratore matura ogni mese e riceve alla fine del rapporto di lavoro.

Per quanto riguarda la seconda voce, l’azienda deve versare i contributi previdenziali all’Inps, che variano in base al settore e alla dimensione dell’impresa, oltre a pagare i premi Inail per assicurare i dipendenti contro infortuni e malattie professionali.

Infine, fanno parte della terza voce le spese legate alla gestione burocratica del personale, come l’elaborazione delle buste paga e l’invio delle comunicazioni obbligatorie.

Questi adempimenti includono denunce di infortunio, dichiarazioni fiscali, invio di dati sul lavoro agile e richieste di ammortizzatori sociali. Se non vengono gestiti internamente, questi servizi possono comportare costi extra affidati a consulenti esterni.

Come ridurre il costo del lavoro

Nel 2025, assumere un nuovo dipendente può risultare più conveniente grazie a una serie di incentivi pensati per alleggerire il costo del lavoro e favorire l’occupazione.

Di fronte all’impatto economico che ogni assunzione comporta, molte imprese guardano con attenzione alle agevolazioni nazionali disponibili per ridurre i contributi previdenziali a loro carico.

Tra le misure più rilevanti c’è il bonus giovani under 35, introdotto dal decreto Coesione e attivo dal 1° settembre 2024 fino al 31 dicembre 2025. L’incentivo prevede l’esonero totale dai contributi previdenziali a carico del datore di lavoro, fino a un massimo di 500 euro al mese per 24 mesi, per le assunzioni a tempo indeterminato di giovani sotto i 35 anni che non abbiano mai avuto un contratto stabile.

Per le aziende che operano nelle regioni del Mezzogiorno coinvolte nella ZES, il bonus è ancora più vantaggioso: l’esonero può arrivare fino a 650 euro mensili per ogni lavoratore, sempre per un periodo di 24 mesi.

Un altro importante incentivo previsto nel 2025 è il bonus assunzioni donne, dedicato alle imprese che assumono donne disoccupate da almeno 24 mesi, o da 6 mesi se residenti nelle ZES, oppure che lavorano in settori con forte disparità di genere. Anche in questo caso, lo sgravio contributivo è del 100%, fino a 650 euro al mese per 24 mesi.

Accanto a questi bonus, nel 2025 restano attive anche:

• La Decontribuzione Sud, che garantisce uno sconto del 25% sui contributi fino al 31 dicembre 2024, con una progressiva riduzione negli anni successivi;
• La Super deduzione per nuove assunzioni, che permette di maggiorare fiscalmente fino al 130% i costi del lavoro sostenuti per determinate categorie di lavoratori.

Quando costa un dipendente al mese?

Quando il datore di lavoro paga lo stipendio, deve consegnare al lavoratore la busta paga, o cedolino: un documento importante che mostra nel dettaglio quanto viene pagato.

Preparare la busta paga ogni mese è un lavoro complesso e, nel 2025, rappresenta un costo fisso per l’azienda, indipendentemente dal tipo di contratto, che sia a tempo pieno, part-time o apprendistato.

Per gestire questa attività, il datore di lavoro ha due opzioni:

• Farla internamente, con dipendenti specializzati nell’amministrazione del personale e nella gestione delle buste paga;
• Affidarsi a professionisti esterni, come consulenti del lavoro o commercialisti, con cui stipulare un contratto.

Nel primo caso, l’azienda sostiene costi fissi legati agli stipendi e ai contributi del personale interno. Nel secondo, il costo dipende dal numero di cedolini elaborati o può essere un importo fisso che include anche altri servizi, come l’invio delle certificazioni obbligatorie.

Costo dei dipendenti per l’azienda: cosa sapere

Il costo del lavoro include stipendio lordo, contributi previdenziali e oneri amministrativi. Nel 2025 sono attivi incentivi come il Bonus giovani e il Bonus donne per alleggerire i contributi e favorire le assunzioni.

La gestione delle buste paga rappresenta un costo fisso che può essere gestito internamente o esternalizzato.