Piattaforma SEND: cos’è, come funziona e a cosa serve

Nell'ambito del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR), l'Italia ha compiuto un altro step nella digitalizzazione delle comunicazioni pubbliche grazie all'implementazione della piattaforma SEND (Servizio Notifiche Digitali). Più di 1.900 Comuni italiani hanno adottato questa soluzione, superando gli obiettivi previsti per dicembre 2023.

SEND: piattaforma innovativa gestita da PagoPA

SEND è un sistema avanzato gestito da PagoPA S.p.A., un'entità che si focalizza sulla trasformazione digitale. Questa piattaforma rivoluzionaria è progettata per ottimizzare la gestione delle comunicazioni ufficiali tra le pubbliche amministrazioni e i cittadini o le imprese. Essa permette la trasmissione di notifiche digitali riguardanti vari aspetti amministrativi, come esiti di pratiche, multe, avvisi di accertamento di tributi e molto altro. L'adozione di SEND ha portato a notevoli miglioramenti in termini di efficienza, costi e sicurezza, facilitando un sistema più rapido e diretto per le notifiche legali.

I benefici della piattaforma SEND

L'introduzione di SEND si inserisce in un contesto più ampio di finanziamenti e supporti, come evidenziato dall'allocazione di ulteriori 90 milioni di euro per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione (PA). Questi fondi hanno lo scopo di estendere l'uso di strumenti digitali essenziali, tra cui la stessa SEND, migliorando l'accessibilità e la funzionalità dei servizi pubblici. Il sottosegretario alla Presidenza del Consiglio con delega all'innovazione tecnologica, Alessio Butti, ha voluto sottolineare l'importanza di questa iniziativa per garantire un cambiamento duraturo nel panorama dei servizi pubblici italiani.

Dettagli tecnici e funzionalità della piattaforma SEND

SEND non si limita solo alla trasmissione delle notifiche. La piattaforma verifica inizialmente la disponibilità di recapiti digitali forniti dagli utenti, come email o numeri di telefono, e procede con l'invio delle comunicazioni attraverso questi canali se disponibili. In assenza di tali informazioni, SEND ricerca un indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata) registrato o disponibile nei registri pubblici, garantendo così che la notifica raggiunga il destinatario in forma digitale.

Parallelamente, SEND si avvale di altri canali digitali come l'app IO, e-mail e SMS per inviare un avviso di cortesia. Questo sistema doppio di notifica assicura che l'utente sia informato tempestivamente da diverse fonti. Nel caso in cui non siano disponibili recapiti digitali, la piattaforma attiva un sistema di backup, inviando una notifica cartacea tramite raccomandata.

Una volta ricevuto il messaggio di notifica, gli utenti possono collegarsi direttamente alla piattaforma online per consultare la notifica e scaricare i documenti allegati. Questo elimina i tempi di attesa delle comunicazioni fisiche e permette un accesso immediato alle informazioni. Inoltre, l'integrazione con l'app IO eleva ulteriormente la convenienza, permettendo agli utenti di visualizzare il contenuto delle notifiche direttamente all'interno dell'applicazione, simile alla firma di una ricevuta di ritorno tradizionale.

Opzioni di pagamento tradizionali

Per coloro che preferiscono un approccio più tradizionale, SEND offre anche la possibilità di effettuare pagamenti di persona presso gli sportelli, portando con sé il modulo di pagamento allegato alla notifica. Questa opzione assicura che tutti gli utenti, indipendentemente dalla loro familiarità con la tecnologia, possano gestire le proprie obbligazioni amministrative in modo conveniente.

Chi può aderire a SEND e come

La piattaforma SEND è aperta principalmente alle amministrazioni pubbliche definite dall'articolo 26 del decreto-legge 76/2020, che include una vasta gamma di enti pubblici e agenti della riscossione. Inoltre, anche le società a capitale interamente pubblico e gli ordini professionali possono partecipare, a condizione che rispettino certi criteri specifici. Le modalità di adesione sono facilitate da un processo di registrazione online attraverso il portale Self Care di PagoPA, dove gli enti possono compilare e firmare digitalmente il contratto di adesione.

Costi associati all'utilizzo della piattaforma SEND per gli enti

La piattaforma SEND, essenziale per la digitalizzazione delle notifiche amministrative, presenta una struttura di costi variabili che dipende sia dal metodo di notifica scelto (digitale o cartaceo) sia dalla località geografica dell'ente utilizzatore. In aggiunta, le operazioni finanziarie attraverso SEND sono soggette a IVA, come stabilito dall'Agenzia delle Entrate, riflettendo il loro status di operazioni remunerative.

Privacy e rispetto GDPR

La conformità al GDPR è fondamentale per l'utilizzo di SEND, con l'obbligo per gli enti di trattare dati personali in modo sicuro e regolamentato. SEND supporta una serie di operazioni critiche per il trattamento dei dati, inclusa la conservazione delle notifiche per un periodo definito, la gestione delle copie analogiche e digitali dei documenti e la gestione dei pagamenti effettuati attraverso la piattaforma.

Ogni operazione effettuata su SEND, dal deposito delle notifiche all'invio di comunicazioni digitali o cartacee, è progettata per assicurare la massima sicurezza e conformità. Gli enti devono garantire che le politiche di privacy siano rigorosamente seguite, proteggendo le informazioni degli utenti e mantenendo un alto standard di sicurezza dei dati.

Limiti sui materiali allegati

Nonostante la sua ampia applicabilità, SEND impone alcuni limiti tecnici relativi agli allegati che possono essere inclusi nelle comunicazioni. Per esempio, le raccomandate A/R possono contenere al massimo 99 fogli, mentre le comunicazioni legate a determinate leggi non possono superare i 17 fogli.