Il piano ferie, anche nel 2024, rappresenta un valido strumento di gestione delle risorse umane, con l’obiettivo di organizzare al meglio, per l’azienda e i lavoratori, i periodi di assenza collettiva dei dipendenti.
Infatti, all’interno del piano vengono riportati i periodi dell’anno in cui i dipendenti possono assentarsi, il numero dei lavoratori e così via.
Per sfruttarlo al meglio, è utile sapere come si compila, quando può essere modificato e in quali casi il datore di lavoro può rifiutare le ferie.
Il piano ferie, chiamato anche calendario ferie dei lavoratori dipendenti, è un documento, in formato cartaceo o digitale, che riporta i periodi dell’anno in cui lavoratori possono richiedere le ferie.
Il documento deve essere preparato dal datore di lavoro e condiviso con i lavoratori per dargli modo di organizzare le proprie ferie, organizzare un viaggio o stare con i propri cari.
Si tratta di un documento essenziale per una corretta gestione del tempo in azienda. Oltre a quanto spiegato, disciplina anche altri aspetti, come le modalità di richiesta e di approvazione delle ferie, i casi di sospensione e il numero massimo di giorni che un dipendente può richiedere.
Una volta che i lavoratori dipendenti hanno ricevuto il piano ferie, devono inserire i giorni, le settimane o i mesi di ferie che intendono fruire.
Solitamente, nel prospetto è riportato anche il periodo di tempo durante il quale il dipendente ha la possibilità di indicare i periodi di assenza, oltre che la quantità minima o massima di ferie fruibile.
Non esiste una regola standard di compilazione del piano ferie, ma solitamente si compila attraverso:
Una volta ricevuto il piano compilato dai dipendenti, il datore di lavoro può modificarlo alla luce delle sopravvenute esigenze aziendali.
Il datore di lavoro deve rispettare alcune limitazioni:
In quali casi il datore di lavoro può ritoccare il documento? Per esempio, quando si trova di fronte necessità legate ad un’insufficiente fruizione delle stesse.
A questo punto, è importante far presente che il piano ha utilità per le ferie collettive, ovvero le assenze che coinvolgono direttamente l’intera base occupazionale dell’azienda, tale da sospendere totalmente o parzialmente l’attività produttiva.
Le ferie individuali, invece, non hanno effetti sull’attività economico-produttiva e non necessitano una programmazione tale da richiedere l’elaborazione e la compilazione di un piano.
Quindi, per fruire delle ferie individuali è sufficiente una richiesta scritta da parte del dipendente direttamente al datore di lavoro, ad un suo delegato o, in alternativa, all’ufficio del personale.
I datori di lavoro possono negare le ferie ai dipendenti solo e unicamente quando vi sono reali esigenze di servizio.
Ciò vuol dire che la presenza del dipendente è fondamentale per garantire il funzionamento regolare dell’impresa. Le ferie non possono essere negate arbitrariamente, ma il datore di lavoro deve essere in grado di dimostrare che la presenza al lavoro è realmente necessaria ai fini produttivi.
Nel caso in cui decida di negare le ferie, allora la negazione deve essere comunicata al lavoratore con un periodo di preavviso adeguato e non all’ultimo minuto.
Un altro aspetto riguarda la gestione equa delle ferie. Un datore di lavoro non deve negare sistematicamente le ferie allo stesso lavoratore o allo stesso gruppo di dipendenti.
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Il Quotidiano Online dell'Ateneo
Niccolò Cusano di Roma
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