Cessazione incarico di depositari di scritture contabili: nuova procedura online

Con l'introduzione del nuovo comma 3-bis dell'articolo 35 del decreto IVA, previsto dal Dlgs. n. 1/2024, è stato attivato un servizio web innovativo per facilitare la comunicazione della cessazione dell'incarico di depositario di scritture contabili. Questo strumento è rivolto principalmente a commercialisti e altri professionisti che custodiscono libri, registri e documenti contabili per conto dei loro clienti. La nuova procedura consente una comunicazione diretta e tempestiva con l'Agenzia delle Entrate, migliorando la gestione e la trasparenza dei dati fiscali.

Cessazione incarico depositari scritture contabili: cosa dice il nuovo comma 3-bis dell’art. 35 del Decreto IVA

Il nuovo comma 3-bis dell’articolo 35 del decreto IVA rappresenta una significativa innovazione normativa. Questa modifica consente ai depositari di scritture contabili di comunicare direttamente all'Agenzia delle Entrate la cessazione del loro incarico, qualora il contribuente non abbia adempiuto a questo obbligo entro i trenta giorni previsti dalla legge. La finalità è quella di garantire che l’Agenzia delle Entrate sia sempre aggiornata sulla posizione dei documenti contabili, riducendo il rischio di omissioni e migliorando la tracciabilità delle informazioni.

Cessazione incarico depositari scritture contabili: condizioni per l'attivazione della comunicazione

Il professionista depositario, per poter effettuare la comunicazione di cessazione dell’incarico, deve informare il cliente depositante almeno 30 giorni prima. Questa informazione può essere fornita tramite posta elettronica certificata (PEC) o lettera raccomandata con avviso di ricevimento. Solo dopo questo periodo, il depositario può procedere alla trasmissione del modello di comunicazione attraverso il servizio web appositamente predisposto sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Procedura di trasmissione del modello: accesso e compilazione

L'accesso al servizio web è disponibile nell'area riservata del "Cassetto fiscale" sul sito dell’Agenzia delle Entrate, nella sezione "Consultazioni - Anagrafica". Qui, il depositario può compilare il modello di comunicazione, che include informazioni dettagliate sul cliente depositante e sui documenti conservati. È importante che tutti i dati inseriti siano accurati e completi, poiché l'Agenzia delle Entrate eseguirà controlli formali sulla congruenza delle informazioni fornite.

Rilascio dell'attestazione

Una volta completata la compilazione e trasmesso il modello, l’Agenzia delle Entrate rilascia un’attestazione di avvenuta cessazione dell'incarico. Questa attestazione certifica la data a partire dalla quale il luogo di conservazione dei libri, registri e documenti contabili si presume coincidere con il domicilio fiscale del cliente depositante.

Trattamento dei dati personali: conservazione e gestione dei dati

Il trattamento dei dati personali è effettuato nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del Codice in materia di protezione dei dati personali (Decreto Legislativo n. 196/2003). L’Agenzia delle Entrate è designata come titolare del trattamento, mentre Sogei S.p.A. gestisce il sistema informativo dell'Anagrafe tributaria. I dati trattati includono le informazioni anagrafiche del depositario e del cliente depositante, nonché i recapiti utilizzati per le comunicazioni.

I dati sono conservati per il tempo strettamente necessario allo svolgimento delle attività istituzionali dell’Agenzia delle Entrate, in conformità con il principio della limitazione della conservazione previsto dal GDPR. Inoltre, per garantire un’adeguata sicurezza, tutti i dati sono trattati in modo da evitare trattamenti non autorizzati o illeciti. Questo approccio garantisce che la trasmissione della comunicazione avvenga in modo sicuro e protetto.

Aggiornamenti e modifiche future

L’Agenzia delle Entrate ha previsto che eventuali modifiche al modello e alle relative istruzioni siano pubblicate nell'apposita sezione del sito web dell’Agenzia. In questo modo i professionisti potranno accedere sempre alla versione più aggiornata del modello, assicurando che le procedure siano sempre conformi alle ultime normative. L’Agenzia, inoltre, annuncia la disponibilità della procedura web attraverso avvisi pubblicati sul proprio sito, fornendo così un aggiornamento costante e puntuale.

In sintesi

Il nuovo comma 3-bis dell'articolo 35 del decreto IVA introduce una procedura online per la comunicazione della cessazione dell'incarico di depositario di scritture contabili. Questo sistema permette ai professionisti, come commercialisti, di notificare direttamente all'Agenzia delle Entrate la fine del loro incarico, garantendo una gestione più trasparente e tempestiva delle informazioni contabili.