Cos'è il metodo Kaizen per risolvere i problemi? Ecco la strategia per ottenere un miglioramento continuo

Il metodo Kaizen rappresenta una filosofia di miglioramento continuo che affonda le radici nella cultura giapponese.

Questo approccio mira a risolvere problemi attraverso piccoli passi incrementali, promuovendo un costante percorso di perfezionamento. Incentrato sull'idea che il cambiamento graduale conduca a miglioramenti duraturi, il Kaizen favorisce una cultura organizzativa improntata alla costante ricerca dell'eccellenza.

Scendiamo nei dettagli e vediamo come questo metodo si traduce in pratiche concrete, permettendo di affrontare le sfide e migliorarsi.

Cos'è il metodo Kaizen

In origine il metodo Kaizen veniva utilizzato dai dirigenti dell'azienda automobilistica Toyota, con lo scopo di individuare i principi di miglioramento continuo del proprio sistema produttivo.

Sì perché questo approccio mira proprio a migliorare le prestazioni complessive. La sfida si è poi concentrata sull’eliminazione di rifiuti, sostanze irritanti e altre attività senza valore aggiunto, che danneggiano l’efficienza dei processi.

Il metodo aziendale si è basato sul lavoro di squadra, con il coinvolgimento dei dipendenti che partecipavano alla produzione.

Applicato alla psicologia, l’approccio Kaizen sostiene il cambiamento, non radicale, ma a piccoli passi. Questo metodo funziona perché i grandi cambiamenti può tendere a scoraggiare le persone. E molto spesso, vista la portata del compito, le persone abbandonano il processo.

In concreto, si tratta quindi di fissare obiettivi modesti e progressivi e di concentrarsi su piccoli sforzi piuttosto che impegnarsi in grandi progetti, come afferma Robert Maurer (Università di Los Angeles), in un lavoro dedicato proprio al metodo Kaizen.

Il successo dei piccoli passi per un miglioramento continuo, il segreto del metodo Kaizen

Facciamo un esempio. Se hai intenzione di riprendere l'attività fisica come la corsa, perché non inizi andando a piedi a lavoro? O perché non scendi ad una stazione precedente della metro? Oppure, inizia correndo per alcuni minuti, e solo dopo aumenta gradualmente la durata e la velocità.

Il metodo mira a superare le nostre resistenze, ad andare avanti introducendo modifiche graduali, piccole ma che portano ad un grande risultato.

Facciamo piccoli passi per renderci conto, con il senno di poi, abbiamo fatto passi da gigante.

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I Perché sono al centro del metodo Kaizen

Il metodo Kaizen, fondato sul principio del miglioramento continuo, suggerisce di affrontare i problemi nel tempo, anziché in un'unica soluzione, con una pratica chiamata "5 Whys". Questo implica scavare a fondo per individuare l'origine di un problema, ponendo la domanda "Perché?" cinque volte.

Il Kaizen si basa su principi come i "5S" (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) e il metodo "3M" (Muda, Mura, Muri) per ottimizzare l'efficienza e gestire il tempo.

Le "5S" incoraggiano la pulizia, l'organizzazione, il mantenimento dell'ordine e l'adozione di buone pratiche.

Il metodo "3M" mira a individuare ed eliminare gli sprechi, come attività senza valore aggiunto, irregolarità di processo e difficoltà nell'esecuzione di compiti.

In breve, il Kaizen si basa su una pratica di indagine profonda per risolvere i problemi, mentre utilizza strumenti come i "5S" e il metodo "3M" per promuovere un ambiente efficiente e migliorare costantemente il processo lavorativo.

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Quali sono i passaggi del metodo Kaizen

Il sistema Kaizen è noto per le sue tecniche e metodologie che promuovono l'iterazione, la gestione visiva e la collaborazione. Ecco cinque tecniche Kaizen facili da applicare:

1. Metodo 5S:

• Questo metodo si concentra sull'ottimizzazione dello spazio di lavoro e del benessere individuale per migliorare l'efficienza. Le 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) indicano azioni come chiarire lo spazio di lavoro, riordinare per ottimizzarlo, mantenere la pulizia, prevenire disordine e sporco, e promuovere l'autodisciplina.

1. Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act):

• Un piano in quattro fasi che consente di testare e modificare rapidamente nuovi prodotti o processi fino al raggiungimento dei risultati desiderati. Le fasi includono pianificazione, implementazione, controllo e regolazione, creando un ciclo virtuoso di adattamento continuo.

1. Metodo dei 5 Perché:

• Rispondendo a uno dei principi chiave del Kaizen, questo metodo cerca di risolvere problemi risalendo alla loro fonte. Attraverso il continuo interrogarsi con la domanda "Perché?" per cinque volte, si individua la causa radicale dei problemi e si attua una soluzione sostenibile.

1. Retrospettive:

• Le retrospettive, simili agli stand-up meeting, sono rituali in cui le squadre si riuniscono per valutare le produzioni in corso. Utilizzando post-it per visualizzare i compiti e condividendo successi e sfide, i team collaborano per risolvere problemi in modo efficace.

1. Kanban:

• Questo metodo visivo di gestione del flusso aiuta a ridurre i tempi di produzione e a migliorare la reattività del team. Basato sul concetto just-in-time, fornisce informazioni puntuali ai membri del team per evitare sovraccarichi di informazioni superflue, migliorando così l'efficienza complessiva.