Conservazione digitale dei biglietti di trasporto aereo: come funziona

Attualmente, la conservazione dei documenti fiscali in formato elettronico è diventata una pratica comune per le aziende che operano in vari settori, inclusi quelli del trasporto aereo. Le normative italiane stabiliscono requisiti specifici per la gestione e l'archiviazione dei documenti fiscali, compresi i biglietti di trasporto aereo, per garantire la trasparenza e la tracciabilità delle operazioni commerciali.

Conservazione digitale biglietti di trasporto aereo e normativa IVA

Secondo il Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014 e le disposizioni del Codice dell'Amministrazione Digitale, le aziende sono tenute a conservare i documenti fiscali in modo che questi siano accessibili e verificabili per eventuali ispezioni. Questo è particolarmente rilevante per le società con operazioni sia nazionali che internazionali, come quelle nel settore del trasporto aereo, le quali devono navigare attraverso una complessa rete di regolamenti fiscali.

Le compagnie aeree con sede nell'Unione Europea e con operazioni stabilite in Italia devono conformarsi alle normative IVA per le operazioni rilevanti effettuate nel territorio italiano, come delineato dall'art. 7 quater del DPR 633/72. Inoltre, i corrispettivi generati da tali operazioni contribuiscono al volume di affari IVA della stabile organizzazione in Italia e, sebbene i servizi di trasporto internazionale possano godere di un regime di non imponibilità IVA, è essenziale che ogni transazione sia adeguatamente documentata e archiviata.

Biglietti di trasporto aereo: emissione, certificazione e conservazione digitale

Le compagnie aeree emettono biglietti di trasporto, che servono sia come prova dell'avvenuta transazione sia come base per la rendicontazione fiscale. Conformemente alla risoluzione n. 349/E del 2007, tali biglietti devono essere emessi in formato elettronico e contenere tutte le informazioni specificate dal D.M. 30/6/1992, assicurando così la loro conformità alle norme fiscali vigenti.

Dato l'elevato volume di biglietti e la complessità della loro gestione cartacea, molte compagnie optano per una conservazione digitale. La proposta di conservare un file riepilogativo mensile dei biglietti in formato PDF, conforme alle disposizioni del D.M. 17/6/2014, mira a semplificare questo processo garantendo al contempo la conformità normativa. Tale file PDF può essere generato da un file Excel e, una volta firmato digitalmente e marcato temporalmente, diventa un documento ufficiale ai fini della conservazione legale.

Validità legale della conservazione digitale

L'approccio proposto per la conservazione digitale non richiede l'intervento di un notaio, poiché il decreto citato e la prassi amministrativa dell'Agenzia delle Entrate (circolare n. 36/E del 2006) riconoscono la validità di tale pratica per i documenti che non sono considerati unici. La firma digitale del legale rappresentante o di un terzo autorizzato garantisce l'integrità del documento e la sua accettazione a livello legale.

Certificazione dei corrispettivi nel trasporto di persone: com’è la conservazione digitale corretta dei biglietti

La certificazione dei corrispettivi per il trasporto di persone in Italia ha subito significative evoluzioni normative nel corso degli anni. La legislazione vigente offre una serie di norme che regolano l'emissione e la gestione di tali documenti, essenziali per la corretta rendicontazione fiscale delle aziende operanti nel settore dei trasporti.

Il decreto del Presidente della Repubblica n. 633 del 26 ottobre 1972, meglio conosciuto come decreto IVA, stabilisce le fondamenta per la gestione delle operazioni imponibili, inclusi i servizi di trasporto di persone. L'articolo 22 del decreto specifica che l'emissione della fattura per tali servizi non è obbligatoria se non su richiesta del cliente, esonerando i fornitori dall'obbligo di emettere una fattura immediata a meno che non sia espressamente richiesta.

Storicamente, la certificazione dei corrispettivi per i servizi di trasporto pubblico avveniva tramite la ricevuta fiscale o lo scontrino fiscale, secondo quanto stabilito dalle leggi del 1976 e del 1983. Tuttavia, con la legge n. 413 del 30 dicembre 1991, si è passati all'utilizzo dei biglietti di trasporto come validi documenti fiscali. Questi biglietti devono rispettare i requisiti fissati dal decreto ministeriale del 30 giugno 1992 e servono come prova dell'avvenuta transazione.

Nonostante l'introduzione degli obblighi di memorizzazione e trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi giornalieri con il decreto legislativo n. 127 del 5 agosto 2015, le operazioni di trasporto di persone continuano a godere di una deroga specifica. Infatti, il decreto ministeriale del 10 maggio 2019 conferma che i biglietti di trasporto assolvono ancora la funzione di certificazione fiscale senza necessità di ulteriori adempimenti elettronici.

Recentemente, si è discusso sulla possibilità di sostituire la conservazione individuale dei biglietti con un file riepilogativo mensile. Tuttavia, le norme attuali non prevedono esplicitamente questa modalità di archiviazione. La legislazione permette la conservazione cumulativa dei corrispettivi nel registro IVA, ma ogni documento originale deve comunque essere mantenuto a norma di legge. Gli estratti informatici possono avere la stessa validità dei documenti originali solo se conformi alle linee guida vigenti e se la loro fedeltà all'originale è certificata da un pubblico ufficiale.