Dematerializzazione delle note spese: normativa e procedure conformi

L’Agenzia delle Entrate ha fornito alcuni chiarimenti normativi a una società che aveva presentato una istanza di interpello relativa alla dematerializzazione delle note spese e alla documentazione giustificativa di supporto delle spese relative a una trasferta di lavoro tramite l’apporto di nuove tecnologie. Andiamo a vedere come funziona dal punto di vista normativo e cosa bisogna sapere.

Dematerializzazione note spese: cosa dice la normativa

La società ALFA ha chiesto chiarimenti all'Agenzia delle Entrate riguardo alla possibilità di dematerializzare le note spese e i documenti giustificativi delle spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte di lavoro. Questo processo implica la digitalizzazione dei documenti cartacei utilizzando tecnologie avanzate come l'OCR (Optical Character Recognition) e l'intelligenza artificiale per migliorare l'efficienza e la gestione delle note spese.

Implementazione del sistema di dematerializzazione delle note spese

ALFA ha sviluppato un sistema informatico che permette la creazione automatica di versioni digitali delle spese sostenute, partendo dalla scansione sicura dei giustificativi cartacei tramite un'applicazione sullo smartphone aziendale. La tecnologia OCR riconosce automaticamente i dati essenziali come il nome dell'esercente, la data, l'ora, la città, gli importi e il tipo di spesa. Queste informazioni vengono poi inserite automaticamente in un modulo digitale che compone la nota spese del dipendente.

Sicurezza e accessibilità del sistema

Il sistema è accessibile solo ai dipendenti riconosciuti e autenticati tramite autenticazione a più fattori. Ogni attività di accesso, compilazione e modifica delle note spese viene registrata tramite log del sistema informatico. Il documento digitale risultante è garantito in termini di integrità, immodificabilità e leggibilità, e viene automaticamente archiviato in conformità alle normative vigenti, rendendo impossibile la modifica da parte del dipendente dopo l'approvazione.

Controllo e verifica tramite Intelligenza Artificiale

Il sistema è arricchito con strumenti di intelligenza artificiale che permettono un controllo automatico delle note spese, verificando la coerenza delle spese rispetto ai documenti allegati. Eventuali discordanze, errori di imputazione o tentativi di sottomissione plurima dello stesso giustificativo vengono evidenziati automaticamente.

Processo autorizzativo e conservazione dei documenti

Dopo il controllo e l'approvazione interna, la nota spese viene inviata a un ente di archiviazione certificato AGID per l'arricchimento dei metadati necessari alla ricerca e al reperimento delle spese in caso di controlli, con la firma digitale del responsabile della conservazione. L'istante ha quindi chiesto all’Agenzia delle Entrate se questa procedura è conforme alle normative vigenti e se i documenti cartacei possono essere distrutti dopo la dematerializzazione.

Dematerializzazione note spese tramite sistemi automatizzati propri: normativa di riferimento

Secondo l'Agenzia delle Entrate, la dematerializzazione e conservazione delle note spese devono rispettare le normative del Codice dell'Amministrazione Digitale (d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82) e il decreto ministeriale 17 giugno 2014. Questi documenti richiedono che i documenti informatici aventi rilevanza fiscale siano immodificabili, integri e autentici. Se queste condizioni sono soddisfatte, la procedura descritta è conforme alle normative.

Natura dei giustificativi allegati

I giustificativi allegati alle note spese, come le ricevute dei taxi, sono considerati documenti analogici originali non unici, in quanto è possibile risalire al loro contenuto tramite altre scritture obbligatorie. Questo consente la dematerializzazione e successiva distruzione degli originali cartacei, senza la necessità dell'intervento di un pubblico ufficiale, come previsto dal d.m. 17 giugno 2014.

Certificazione dei documenti di trasporto

Per i servizi di trasporto, come i taxi, è obbligatoria la fatturazione su richiesta del committente. Dal 1° gennaio 2024, questa fattura deve essere emessa elettronicamente tramite il Sistema di Interscambio (SdI). In assenza di una fattura, altri documenti come le ricevute di pagamento elettronico devono essere associati a un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore per garantire la deducibilità del costo.

Distruzione degli originali cartacei

Una volta completata la procedura di conservazione digitale conforme alle normative, è possibile procedere alla distruzione degli originali cartacei. Questo è conforme all'articolo 4, comma 3, del d.m. 17 giugno 2014, che prevede la distruzione degli originali dopo la loro corretta digitalizzazione e conservazione.