Trasferte di lavoro: indennità, rimborsi, tassazione

I principali dettagli da conoscere sulle trasferte di lavoro, dalle indennità ai rimborsi, dalla tassazione degli stessi alla differenza con il trasfertismo. La trasferta rappresenta un cambiamento temporaneo del luogo di lavoro stabilito contrattualmente. Durante questo periodo, il lavoratore esegue le sue mansioni in un luogo diverso, su ordine del datore di lavoro, indipendentemente dal suo consenso. È importante distinguere la trasferta dal trasfertismo: mentre la prima è temporanea, il trasfertismo implica una continua mobilità senza una sede fissa di lavoro.

Trasferte di lavoro vs trasfertismo: differenze

La trasferta richiede che il lavoratore operi temporaneamente in un luogo diverso da quello indicato nel contratto di lavoro. Il trasfertista, invece, svolge la sua attività senza una sede fissa, ricevendo una maggiorazione fissa sulla retribuzione per compensare il disagio continuo. La giurisprudenza sottolinea che si parla di trasferimento e non di trasferta quando non è indicata una data di termine della trasferta.

Trasferte di lavoro: normativa e regolamentazione

Non esiste una disciplina legale specifica per la trasferta, quindi la regolamentazione avviene tramite contratti collettivi nazionali di lavoro (CCNL) e la giurisprudenza. I CCNL stabiliscono indennità che possono avere natura retributiva, risarcitoria o mista. La distinzione tra retributiva e risarcitoria è fondamentale per il diverso trattamento fiscale e contributivo previsto dalla legge.

Indennità di trasferta e trattamento economico

Il lavoratore in trasferta ha diritto alla normale retribuzione prevista per la sua attività. Inoltre, può ricevere una diaria per compensare il disagio e il rimborso delle spese sostenute. I CCNL determinano gli importi dovuti, che possono includere sia l'indennità di disagio sia il rimborso delle spese. Le spese sostenute durante la trasferta sono a carico del datore di lavoro.

Trasferte all'interno e fuori dal territorio comunale

Le trasferte possono avvenire all'interno del comune in cui si trova la sede abituale di lavoro o al di fuori di esso. I rimborsi spese per trasferte all'interno del comune concorrono a formare il reddito del lavoratore e sono tassati in busta paga. Per le trasferte fuori dal territorio comunale, la tassabilità varia in base al tipo di rimborso scelto (forfettario, analitico o misto) e al tipo di spesa da rimborsare.

Trasferte di lavoro all'estero e in Italia

Le trasferte possono avvenire all'interno del comune dell'azienda, in un altro comune italiano o all'estero. Il regime fiscale e la tassazione applicata all'indennità di trasferta variano in base alla destinazione:

• Stesso comune: l’indennità è soggetta a imposizione contributiva e fiscale ordinaria, tranne le spese di viaggio.
• Altro comune o estero: l’indennità è esente sia fiscalmente che contributivamente, se non supera determinate soglie, diverse per trasferte all’estero e in Italia.

Obblighi del lavoratore in trasferta: diritti e doveri

Il lavoratore deve rispettare gli ordini del datore di lavoro riguardo alla trasferta e mantenere il legame con l'originario luogo di lavoro. La trasferta deve essere comunicata preventivamente all’INAIL. Il lavoratore ha diritto alla normale retribuzione, alla diaria e al rimborso delle spese sostenute durante la trasferta, come previsto dai CCNL.

Sanzioni per mancato rispetto delle regole

Il mancato rispetto delle norme relative alla trasferta può comportare sanzioni. Il lavoratore deve essere reperibile e disponibile durante la trasferta, e le spese sostenute devono essere documentate e giustificate per ottenere il rimborso. L’inosservanza delle regole può portare a sanzioni disciplinari e alla perdita del diritto ai rimborsi.

Le spese di trasferta: quali sono rimborsabili

Durante una trasferta, il lavoratore ha diritto al rimborso delle spese sostenute. Le spese più comuni riguardano il vitto, l’alloggio e il trasporto, ma non si limitano a queste categorie. Ecco una panoramica delle spese rimborsabili:

• Vitto: pasti consumati durante la trasferta.
• Alloggio: spese per pernottamenti in alberghi o altre strutture.
• Trasporto: include rimborsi chilometrici (se il dipendente utilizza il proprio veicolo), noleggio di auto, pedaggi autostradali, biglietti di autobus, metro, tram, aereo e ticket dei parcheggi.
• Telefonia e connettività: spese per chiamate e connessione internet necessarie per il lavoro.

Questa classificazione è indicativa e può variare in base agli incarichi specifici assegnati. È consigliabile stipulare un accordo dettagliato con i dipendenti per chiarire quali costi saranno rimborsati.

Tipi di rimborso spese: quali sono e come scegliere

Il Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR) all'articolo 51, comma 5, stabilisce tre sistemi di rimborso spese:

• Rimborso forfettario: erogazione di un’indennità fissa giornaliera, indipendentemente dalle spese effettivamente sostenute. L’importo erogato è esente da imposizione fiscale e contributiva entro i limiti di 46,48 euro al giorno per trasferte nazionali e 77,47 euro al giorno per trasferte estere.
• Rimborso a piè di lista (analitico): rimborso delle spese documentate con appositi giustificativi. Le spese rimborsabili includono vitto, alloggio e trasporto. È possibile rimborsare anche altre spese non documentate, entro un limite giornaliero di 15,49 euro per trasferte nazionali e 25,82 euro per trasferte estere. Le somme eccedenti saranno soggette a trattenuta contributiva e fiscale.
• Rimborso misto: combinazione di rimborso forfettario e analitico. In questo sistema, il lavoratore riceve un’indennità forfettaria ridotta insieme al rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio. Se vengono rimborsate analiticamente sia le spese di vitto che di alloggio, l’indennità forfettaria esente è fino a 15,49 euro al giorno per trasferte nazionali e 25,82 euro al giorno per trasferte estere. Se viene rimborsata solo una delle due spese, l’indennità forfettaria esente è fino a 30,98 euro al giorno per trasferte nazionali e 51,65 euro al giorno per trasferte estere.