Chi è il DPO e cosa fa: doveri e responsabilità del Data Protection Officer

Dal 25 maggio 2018, con l'entrata in vigore del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) nell'Unione Europea, la figura del Data Protection Officer (DPO) è diventata obbligatoria per molte organizzazioni. Questo professionista svolge un ruolo cruciale nell'assicurare che le aziende trattino i dati personali in conformità con le norme stabilite dal GDPR.

Chi è il DPO: qualifiche e competenze

Il DPO, noto anche come Responsabile della Protezione dei Dati, deve possedere una profonda conoscenza delle leggi sulla protezione dei dati sia a livello nazionale che europeo. Per poter assumere tale ruolo, è essenziale che il candidato dimostri un'esperienza significativa nel campo della protezione dei dati personali, con almeno tre anni di pratica in questo settore. Questa richiesta di esperienza garantisce che il DPO possa gestire compiti complessi come la supervisione della conformità aziendale alle normative e la consulenza su questioni legali e tecniche relative al trattamento dei dati.

Chi è il DPO: obblighi e responsabilità

Il DPO ha diversi compiti chiave come delineato nell'articolo 39 del GDPR. Tra questi, i più rilevanti includono:

• Consulenza: il DPO informa e consiglia il titolare del trattamento e i responsabili del trattamento sui loro obblighi per quanto riguarda il GDPR e altre disposizioni di protezione dei dati.
• Monitoraggio: verifica che le pratiche di trattamento dei dati rispettino le norme imposte dal GDPR, inclusa la sensibilizzazione e la formazione del personale.
• Valutazione d’impatto: fornisce pareri riguardanti le valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati e ne sorveglia lo svolgimento.
• Cooperazione: funziona come punto di contatto tra l'azienda e le autorità di controllo, gestendo le interazioni, incluse le consultazioni preventive richieste dal GDPR.

Il ruolo del DPO varia considerevolmente a seconda della dimensione e del tipo di organizzazione. Nei grandi enti come le banche o i supermercati, il DPO deve spesso navigare questioni complesse legate alla legge e alla tecnologia. Invece, in contesti più piccoli come le scuole o le piccole imprese, il DPO potrebbe concentrarsi maggiormente sull'educazione e la semplice applicazione delle norme GDPR per garantire che anche le organizzazioni di minori dimensioni possano rimanere conformi senza essere sopraffatte.

Valutazione d’impatto e gestione del rischio

Una delle funzioni più critiche del DPO è assistere nell'elaborazione e supervisione delle Valutazioni d'Impatto sulla Protezione dei Dati, come previsto dall'articolo 35 del GDPR. Queste valutazioni sono fondamentali quando i trattamenti possono comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà degli individui. Il DPO fornisce pareri essenziali su come mitigare questi rischi, assicurando che l'organizzazione adotti misure tecniche e organizzative adeguate.

Importanza della formazione continua

Per rimanere efficaci nel loro ruolo, i DPO devono continuamente aggiornarsi sulle ultime tendenze e modifiche legislative in materia di protezione dei dati. Partecipare a seminari, workshop e corsi di formazione è indispensabile per mantenere la propria competenza e capacità di rispondere efficacemente alle sfide emergenti nel campo della protezione dei dati.

Il DPO nei contesti pubblici e privati

Il DPO è una figura obbligatoria per tutte le autorità pubbliche (escluse le autorità giurisdizionali quando agiscono in tale capacità), ma anche in certe aziende private. Queste includono quelle che effettuano trattamenti di dati che richiedono un monitoraggio regolare e sistematico su larga scala, o che trattano categorie particolari di dati sensibili su larga scala.

Obbligo di nomina del DPO

L'articolo 37 del GDPR specifica le condizioni in cui la nomina di un DPO diventa obbligatoria. In particolare, l’obbligo è vigente quando le attività principali del titolare o del responsabile del trattamento consistono in trattamenti che richiedono il controllo costante e sistematico degli interessati su larga scala, e anche nel caso in cui le attività principali del titolare o del responsabile del trattamento riguardano il trattamento su larga scala di categorie particolari di dati personali o di dati relativi a condanne penali e reati.

La definizione di "larga scala" non è quantitativa, ma si basa su criteri quali il numero di soggetti coinvolti, la durata e l'estensione geografica del trattamento. Questa indeterminatezza porta a un'applicazione del regolamento che può variare, a seconda dell'interpretazione delle autorità di controllo.

Le linee guida sul significato di "larga scala" rimangono comunque aperte a interpretazioni. Questo può portare a incertezze legali e potenziali controversie giudiziarie, soprattutto se l'organizzazione viene sanzionata per non aver nominato un DPO quando avrebbe dovuto. È quindi essenziale che le organizzazioni valutino attentamente se le loro attività di trattamento rientrano nei criteri previsti per la nomina obbligatoria di un DPO.