Come gestire la fattura elettronica scartata: consigli utili

Quando si invia una fattura elettronica può capitare che questa venga scartata perché contiene errori. Si tratta di una casistica particolare, ma abbastanza frequente da spingere i contribuenti a premunirsi e prestare attenzione.

Tutte le fatture vengono opportunamente controllate dal sistema Sdi. Se i controlli non vengono superati, allora entro 5 giorni dalla trasmissione, il sistema recapita al mittente una ricevuta di scarto.

La fattura si considera non emessa? È possibile rimediare? Nel testo facciamo il punto, spiegando quali sono le regole da seguire se ci si trova in una situazione del genere.

Perché la fattura viene scartata

Da quando è entrata in vigore, la procedura di emissione e invio delle fatture elettroniche ha richiesto ai lavoratori nuovi adempimenti: da fare attenzione alle scadenze e, ovviamente, a tutte le conseguenze del ritardo. Chi la emette deve utilizzare un apposito software per la compilazione e la trasmissione al sistema di interscambio (SdI) dell’Agenzia delle entrate.

Lo stesso sistema provvede a effettuare tutti i controlli necessari, affinché la fattura emessa risulti corretta e completa dei dati. Il controllo, ovviamente, può andare a buon fine oppure la fattura può essere rigettata.

Nel primo caso, la fattura viene trasmessa al destinatario, ma in caso di errori chi la emette riceve una ricevuta di scarto. La notifica viene ricevuta entro cinque giorni dall'emissione.

Perché una fattura elettronica viene scartata?

• Il nome del file non è valido;
• La dimensione del file è maggiore di quella ammessa;
• La firma non è valida;
• Il certificato di firma è scaduto;
• Il codice destinatario risulta essere inesistente;
• La Partita IVA o il codice fiscale non sono validi.

Sono questi i casi in cui può capitare il rigetto, ma come vedremo, si può rimediare.

Cosa fare se la fattura elettronica viene scartata

Quando la fattura non supera gli accurati controlli del sistema SdI, allora questa viene considerata non emessa. In questo caso, occorre provvedere nuovamente al nuovo invio.

Come correggere l’errore? La prima cosa da fare è emettere il nuovo documento entro cinque giorni. È fondamentale mantenere lo stesso numero progressivo.

Il nuovo documento deve avere un numero e una data nuova. Ovviamente, gli elementi devono essere coerenti. Infine, la fattura deve essere emessa con una specifica numerazione, attestante che il documento sia una rettifica del precedente.

Come inviare nuovamente la fattura

La nuova fattura di rettifica dovrà essere inviata nuovamente utilizzando il sistema di interscambio dell’Agenzia delle entrate. Come abbiamo già detto, i termini sono sempre di cinque giorni da quando è stato notificato lo scarto.

L’Agenzia delle entrate ha comunicato che, per quanto riguarda l’emissione, è preferibile indicare la stessa data e lo stesso numero del documento precedentemente inviato e scartato. Questo, però, non sempre è possibile.

Come fare allora?

• Emettere il documento con un nuovo numero e una nuova data, ma deve sempre risultare un collegamento con il documento che si vuole rettificare;
• Si può ricorrere a una specifica numerazione che faccia comunque emergere che si tratti di un documento rettificativo del precedente.

Se non si provvede a rettificare inviando un nuovo documento, la fattura viene considerata non emessa e si rischiano le sanzioni del caso.

Previste dal decreto legislativo 471/1997 modificato dal decreto Sanzioni 87/2024, le sanzioni in vigore dal 1° settembre 2024 sono le seguenti:

• Invio tardivo, omessa o errata: sanzione pari al 70% dell’imposta (IVA) relativa all’operazione, con un minimo di 300 euro;
• Omissione o errore non incidente sulla corretta liquidazione dell’IVA: sanzione fissa compresa tra 250 euro e 2.000 euro;
• Violazione che riguarda un’operazione non esente, non imponibile, non soggetta a IVA o in regime di reverse charge: sanzione pari al 5% dei corrispettivi non documentati, con un minimo di 300 euro;
• Violazione non impattante sulla determinazione del reddito: sanzione fissa da 250 euro a 2.000 euro;
• Violazione solo formale, che non incide sul fronte dell’IVA e del reddito: nessuna sanzione.

Per riassumere

Analizzati quali sono le procedure da seguire nel caso in cui una fattura elettronica venga scartata, ecco qui un comodo riassunto in tre punti che riprende gli aspetti principali:

1. Cause di scarto: le fatture elettroniche possono essere scartate per errori come nome del file non valido, firma non corretta o codice destinatario inesistente.
2. Procedura di rettifica: in caso di scarto, è fondamentale emettere un nuovo documento entro cinque giorni, mantenendo il collegamento con la fattura originaria e utilizzando una numerazione adeguata.
3. Sanzioni: la mancata emissione delle fatture scartate può portare a sanzioni significative, che variano a seconda della gravità dell'errore e della situazione fiscale.